Doanh nghiệp có bắt buộc chuyển hợp đồng lao động giấy sang điện tử?

Theo dõi KTMT trên

Ngày 24/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử (“Nghị định 337”), đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa phương thức giao kết và thực hiện hợp đồng lao động tại Việt Nam. Nghị định 337 đã cụ thể hóa các quy định mang tính nguyên tắc của Bộ luật Lao động, lần đầu tiên thiết lập khuôn khổ pháp lý đầy đủ cho việc giao kết, thực hiện và quản lý HĐLĐ điện tử trong thực tiễn.

Tại bài viết này, ATA Legal Services cập nhật các nội dung chính về hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) điện tử theo Nghị định 337, bao gồm:

1. HĐLĐ điện tử có giá trị pháp lý tương đương HĐLĐ bằng giấy

Theo quy định của Bộ luật Lao động, HĐLĐ được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản. Mặc dù giá trị pháp lý của HĐLĐ điện tử đã được Bộ luật Lao động ghi nhận từ năm 2021, tuy nhiên trên thực tế, do thiếu các quy định hướng dẫn chi tiết, hình thức hợp đồng này vẫn chưa được triển khai rộng rãi trong hoạt động của nhiều doanh nghiệp.

Trên cơ sở đó, Nghị định 337 đã lần đầu tiên quy định một cách đầy đủ, riêng biệt về HĐLĐ điện tử. Trong đó, làm rõ khái niệm HĐLĐ điện tử là hợp đồng được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu và có giá trị pháp lý như HĐLĐ bằng văn bản giấy.

Thời điểm có hiệu lực của HĐLĐ điện tử: từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào HĐLĐ điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

2. Điều kiện để giao kết HĐLĐ điện tử

2.1.      Điều kiện chung:

• Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu.
• Có biện pháp bảo mật thông tin và phương án kỹ thuật bảo đảm hoạt động bình thường khi gặp sự cố.
• Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử.
• Có chức năng bảo đảm việc định chủ thể, việc xác thực danh tính, việc chấp thuận/ đồng ý với các nội dung trong HĐLĐ.
• Có chức năng chứng thực HĐLĐ điện tử.
• Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐ điện tử và HĐLĐ bằng văn bản giấy.
• Có các chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo… khác theo quy định pháp luật hiện hành.
• Trong vòng 24 giờ sau khi bên cuối cùng ký, HĐLĐ điện tử phải được gửi về Nền tảng HĐLĐ điện tử để gắn mã định danh (“ID”) theo quy định của Bộ Nội vụ.
• Phụ lục hợp đồng, thỏa thuận tạm hoãn, thông báo chấm dứt HĐLĐ điện tử phải thực hiện trên eContract, được gắn cùng ID HĐLĐ đó để đảm bảo khả năng truy vết.

2.2.      Điều kiện đối với Người sử dụng lao động và người lao động giao kết HĐLĐ điện tử:

• Bắt buộc xác thực danh tính thông qua các giấy tờ pháp lý theo quy định; đối với cá nhân là các giấy tờ tùy thân như Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/VNeID mức độ 2; đối với tổ chức là Quyết định thành lập/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin người đại diện hợp pháp.
• Bắt buộc ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian.
• Phải được Bộ Nội vụ cấp tài khoản trên Nền tảng HĐLĐ điện tử.

2.3.      Điều kiện đối với Nhà cung cấp eContract:

• Sử dụng phần mềm ký số.
• Có biện pháp bảo mật, phương án lưu trữ và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu chứng từ điện tử.
• Có chức năng chứng thực HĐLĐ điện tử.
• Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐ điện tử và bằng giấy.

3. HĐLĐ điện tử được lưu trữ trên nền tảng do Bộ Nội vụ quản lý

Trước đây, HĐLĐ điện tử do doanh nghiệp tự lưu trữ; còn theo quy định của Nghị định 337 thì các HĐLĐ điện tử được lưu tập trung nền tảng HĐLĐ điện tử trên phạm vi cả nước, do Bộ Nội vụ xây dựng và quản lý.

Dữ liệu được thu thập, cập nhật bao gồm hợp đồng điện tử, phụ lục, thông tin tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp, nhật ký giao dịch hợp đồng điện tử.

• Mỗi hợp đồng sẽ được cấp 01 ID duy nhất để quản lý.
• Người lao động và người sử dụng lao động được cấp tài khoản truy cập nền tảng để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu hợp đồng của mình.

4. Hệ thống lưu trữ HĐLĐ điện tử sẽ được kết nối để giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan

Nền tảng HĐLĐ điện tử sẽ được kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Trung tâm Dữ liệu quốc gia, cổng dịch vụ công, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu cấp bộ, cấp tỉnh và hệ thống thông tin khác của cơ quan nhà nước, cơ sở dữ liệu khác.

Việc kết nối, tích hợp và chia sẻ dữ liệu được thực hiện nhằm các mục đích nổi bật như:

• Phục vụ việc giải quyết thủ tục hành chính;
• Phục vụ việc khai thác, sử dụng dữ liệu, dịch vụ của các cơ quan nhà nước và tổ chức, cá nhân có nhu cầu;
• Là công cụ tiếp nhận dữ liệu báo cáo về tình hình sử dụng lao động và việc triển khai hoạt động cung cấp eContract.

Nghị định 337 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải vận hành từ ngày 01/7/2026.

Trả lời câu hỏi:doanh nghiệp có bắt buộc phải giao kết HĐLĐ điện tử hay không? Câu trả lời là không. Doanh nghiệp và người lao động được lựa chọn tiếp tục giao kết HĐLĐ bằng giấy hoặc triển khai giao kết HĐLĐ điện tử và HĐLĐ điện tử hay HĐLĐ bằng giấy đều có giá trị ngang nhau. Tuy nhiên, hiện nay, Nhà nước khuyến khích sử dụng HĐLĐ điện tử thay thế cho HĐLĐ bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến HĐLĐ. Với mục tiêu chuyển đổi số đề ra, bên cạnh nhưng ưu thế sẵn có của việc quản lý dữ liệu bằng hệ thống điện tử, chúng tôi cho rằng, trong thời gian tới, chúng ta có thể sẽ có thêm những chính sách thể hiện sự “khuyến khích” đối với các HĐLĐ điện tử nêu trên, ví dụ như việc không cần phải đăng tải/nộp tài liệu; được ưu tiên giải quyết các thủ tục hành chính do không cần trải qua công tác kiểm tra, xác nhận thông tin vì đã được tích hợp trên hệ thống, chi trả quyền lợi chính sách an sinh xã hội bằng phương thức không dùng tiền mặt[1]… Chính vì vậy, các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn, có đội ngũ lao động đông đảo cần đặc biệt lưu ý để nghiên cứu, triển khai việc xây dựng, hoàn thiện và quản lý hệ thống HĐLĐ điện tử trong thời gian sớm nhất để tận dụng được những ưu thế và chính sách khuyến khích này.

[1] Ngày 24/11/2025, UBND TPHCM ban hành Kế hoạch 175/KH-UBND về phát triển kinh tế số và xã hội số lĩnh vực lao động, việc làm và an sinh xã hội trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh năm 2025 trong đó đưa ra hàng loạt các nội dung hướng tới khuyến khích ký kết HĐLĐ điện tử giữa người lao động và người sử dụng lao động trên địa bàn.

Bài viết được tổng hợp từ chuỗi Bản tin cập nhật Văn bản pháp lý của Công ty Luật TNHH Toàn Cầu ATA (ATA Legal Services). Chi tiết thông tin bài viết, mời Quý Độc giả tham khảo tại website ATA Legal Services.

CÔNG TY LUẬT TNHH TOÀN CẦU ATA (ATA LEGAL SERVICES) được thành lập và điều hành bởi những luật sư dày dặn kinh nghiệm. Mục tiêu và phương châm hoạt động của ATA Legal Services là cung cấp các dịch vụ pháp lý linh hoạt và toàn diện cho các khách hàng là tổ chức, cá nhân trong nước và quốc tế.

Bạn đọc có thể trao đổi trực tiếp nội dung có liên quan vui lòng liên hệ với luật sư của công ty tại: Tầng 7 Số 184 Nguyễn Tuân, phường Thanh Xuân, Hà Nội.

Hoặc qua điện thoại: 0392920688 | 0914645112 Hoặc qua mail: [email protected]